وکالتنامه توافق کتبی است که به موجب آن تولیدکننده یا واردکننده شخص دیگری در اتحادیه اروپا را بهعنوان شخص مسئول خود تعیین میکند. شخص تعیینشده باید وکالت را کتباً بپذیرد.
در عمل، وکالتنامه همچنین مشخص میکند چه کسی کدام مدارک را فراهم میکند، پرونده اطلاعات محصول چگونه نگهداری میشود و به درخواستهای مقامات چگونه رسیدگی میشود.